By on 4. Juni 2018

Word für Fortgeschrittene: Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Die Office-Entwickler*innen haben sich schon sehr früh ein im Grundsatz sinnvolles Konzept ausgedacht, das leider auch ein paar Schwächen und Tücken aufweist.
Eine dieser Tücken ist das heillose Durcheinander in der Terminologie: Mit „Template/Vorlage“ ist beides – Dokument- wie Formatvorlage – gemeint, in den Beschreibungen und Hilfetexten ist teilweise unklar, worauf sich der Begriff bezieht.
In den früheren Wordversionen war das systematische Arbeiten mit Dokument- und Formatvorlagen nur etwas für Eingeweihte, das Handling von Dokumentvorlagen war so kompliziert, dass auch fortgeschrittene Nutzer*innen regelmäßig auf der Strecke geblieben sind. Das hat sich seit Word 2007 deutlich verbessert, Tendenz weiter aufwärts.

Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen sind ein spezieller Typ von Worddatei, in dem Layouteinstellungen, Text, Formatvorlagen, Makros, Tastenkombinationen, benutzerdefinierte Symbolleisten und AutoText-Einträge gespeichert werden können. Sie haben eine eigene Dateiextension: .dot bzw. dotx oder dotm (das „t“ steht für „template“). Sie können sich wahlweise als leere Seite präsentieren oder bereits Text usw. enthalten.

Vereinfachend kann man sagen, dass eine (scheinbar leere) Dokumentvorlage im Wesentlichen aus einem Bündel von Formatvorlagen besteht.

Absolut jedes Worddokument (.doc/.docx) basiert auf einer Dokumentvorlage. „Ab Werk“ basieren alle neuen Dokumente, die Sie in Word erstellen, auf der Standard-Dokumentvorlage normal.dotx.

Sie können die normal.dotx an Ihre Bedürfnisse anpassen und außerdem eigene Dokumentvorlagen erstellen. Auf Ihre eigenen Dokumentvorlagen können Sie über Neu > Verfügbare Vorlagen > Meine Vorlagen zugreifen oder sie direkt von ihrem Speicherort aufrufen.

Die Angabe des Standard-Verzeichnisses für Dokumentvorlagen ist gut versteckt: Datei > Optionen > Erweitert > Allgemein > Dateispeicherorte verrät, auf welchem Laufwerk in welchem Ordner die .dot(x)-Dateien tatsächlich liegen.
Sie können aber auch eine selbst erstellte Dokumentvorlage in einen Ordner Ihrer Wahl legen und von dort starten. Ein Doppelklick auf eine .dotx-Datei im Dateimanager öffnet nicht die Datei, sondern eine ungespeicherte, frische .docx-Datei, die auf der gewählten Vorlage basiert. Falls Sie die Vorlage selbst öffnen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen „Öffnen“ statt „Neu“.

Formatvorlagen

Formatvorlagen bestehen aus einer Reihe von Formatierungs- und Strukturmerkmalen, die Sie auf Text, Tabellen und Listen in Ihrem Dokument anwenden können, um schnell deren Darstellung zu verändern. Beim Anwenden einer Formatvorlage weisen Sie eine ganze Gruppe von Formaten in einem einfachen Arbeitsgang zu. Von Tabellen und derlei Sonderfällen abgesehen sind Formatvorlagen der logischen Einheit Absatz zugeordnet.

Logik

Beim Arbeiten mit längeren, strukturierten Texten sollten Sie grundsätzlich keinen einzigen Absatz „manuell“ formatieren, sondern systematisch Formatvorlagen nutzen: Jeder Absatz, jede Überschrift wird planvoll einer Formatvorlage zugewiesen. Diese Systematik ist das A und O eines strukturierten Wordtextes und Voraussetzung für reibungsloses Layouten, automatische erstellte Verzeichnisse etc. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt können Sie die Optik einer Formatvorlage ändern, zunächst ist aber nur wichtig, dass Sie zu einer einheitlichen logischen Struktur kommen.
Formatvorlagen, die Sie für ein solches Projekt brauchen werden (vermutlich nicht alle der hier genannten), sind: Standard, Titel, Überschrift 1–4, Fußnotentext, Zitatblock, Literaturverzeichnis, Bildunterschrift, Verzeichnis etc.

Die häufigsten bzw. typischen Formatvorlagen sind als sogenannte Schnellformatvorlagen direkt im Startribbon auswählbar. Eine Liste aller verfügbaren Formatvorlagen der aktiven Dokumentvorlage öffnet sich, wenn Sie den kleinen diagonalen Pfeil unten rechts am Abschnitt „Formatvorlagen“ anklicken. Von dort aus können Sie Formatvorlagen in den Schnellformatvorlagen-Katalog aufnehmen oder daraus löschen, außerdem können Sie die jeweils ausgewählte Vorlage anpassen. Für all dies nutzen Sie das Kontextmenü (=rechte Maustaste).

Optik

Die Änderungen, die Sie über das Kontextmenü „Ändern“ vornehmen können, entsprechen den bekannten Möglichkeiten der Absatzformatierung. Zusätzlich können Sie angeben, ob alle Absätze, denen die jeweilige Vorlage zugewiesen ist, bei Änderungen automatisch aktualisiert werden sollen (empfiehlt sich bei Überschriften, Vorsicht bei Standard-Absätzen) und ob sich die Änderungen nur im aktuellen Dokument auswirken sollen oder die zugewiesene Dokumentvorlage geändert werden soll („Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente“). Es kommt vor, dass Sie außerdem beim Speichern eines Dokuments gefragt werden, ob Sie auch die Änderungen in der Dokumentvorlage speichern möchten.

Es gibt (mindestens) zwei verschiedene Wege, eine bestehende Formatvorlage zu ändern:

  • Wie schon beschrieben über das Formatvorlagen-Menü;
  • Einen Absatz manuell so formatieren, wie man künftig die Vorlage haben möchte, dann Rechtsklick > [Name der Formatvorlage] aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen.

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